Home » Arbejdsmiljø » Guide: Planlæg de bedste konferencer

Guide: Planlæg de bedste konferencer


På succesfulde møder og konferencer lærer deltagerne noget nyt og tænker i fællesskab nye tanker. Som arrangør er det vigtigt at være klar over, hvordan man opnår et så højt udbytte som muligt.

Skab optimale rammer

Det måske allervigtigste, når man planlægger en konference, er de fysiske rammer for denne. Det er vigtigt at skabe en god atmosfære, der er motiverende, så deltagerne føler sig oplagte. Det kan man gøre ved at afholde konferencen i gode, store lokaler. Hvis jeres virksomhed ikke har et sådant lokale til rådighed, kan I med fordel afholde arrangementet på et hotel eller lignende der tilbyder kursuslokaler.

Hvis I er på udkig efter gode lokaler på Sjælland, kan Hotel Kirstine varmt anbefales. De råder over 6 kursuslokaler, der kan rumme op til 150 kursister og har av-udstyr samt trådløst ADSL. Personalet står altid klar til at dele ud af deres erfaring med planlægningen af firmaarrangementer. Med deres erfaring med eksekvering og jeres viden om konteksten og deltagerne kan finde frem til den bedste løsning for jeres konference.  Der er desuden mulighed for at overnatte på hotellet, hvis konferencen varer over flere dage.

En anden ting, som er vigtig at prioritere, er deltagernes komfort. Sørg for, at deltagerne sidder behageligt, har løbende adgang til væske og har mulighed for at strække benene i ny og næ. Ergonomiske kontorstole garanterer god støtte, hvilket er essentielt, idet deltagerne kommer til at tilbringe størstedelen af dagen i konferencelokalet.

Giv deltagerne en særlig oplevelse

Når rammerne er fastlagt, handler det om at sørge for, at deltagerne får en god oplevelse. Som arrangør er det vigtigt at vise deltagerne, at man værdsætter deres tid og opbakning. Det kan man gøre ved at arrangere specielle begivenheder undervejs. Arranger for eksempel sjove aktiviteter i pausen, så deltagerne kommer hinanden ved, og der bliver skabt en fællesskabsfølelse. Hvis konferencen varer over flere dage, er det en god ide at slutte den af med en festlig aften for deltagerne.

En konference kan være en udmattende proces, og deltagerne har derfor brug for god energi dagene igennem. Lækker og frisklavet mad er med garanti et hit og vil falde i god jord, hvorfor det er værd at prioritere.

Evaluér

Et tredje og sidste aspekt i konferenceplanlægningen er evaluering. Som arrangør er det altid nyttigt at få feedback fra deltagerne, så man kan tage disse erfaringer med sig til fremtidige lignende arrangementer. Derfor er det vigtigt at følge op på deltagernes oplevelse.

 

Check Also

5 tips og tricks der skaber forandring på kontoret

Er du efter længere tid blevet træt af dit kontor? Det kan med tiden blive …